如何籌備股東會？老闆及股務人員不可不知道的籌備流程

• 根據公司法規定，每年六月底前企業要完成股東常會召開，對許多公司來說(特別是初創團隊)因為較少舉辦股東會的經驗，不知從何著手，又沒有相關資源能夠依循，經常在股東會前忙得焦頭爛額，會議當天的成效也不佳、表決程序混亂…等。
  
  

  其實，籌備股東會不難，但有一定的程序要依循，若程序顛倒則事後要花更多時間彌補。StockTime 資深股務管理專家 王耀仟副總，以下整理了股東會的重要資料，包含股東會應有的籌備流程和每個期程要完成的事情，搭配StockTime雲端股務管理系統，幫助您更有效率籌備股東會。

股東會要做什麼？

• 公布公司經營成果，
• 針對公司重大事項進行決議，像是公司章程修訂，重大投資項目，公司獲利分配等,
• 處理董事及監察人選任事宜(三年一屆)
  

股東會議程包含哪些？

1. 股東報到入場，提供股東會議進行相關資料
2. 股東會主席進行會議開場
3. 公司營運報告
4. 經營成果確認，進行承認案
5. 討論公司未來決策，進行表決案
6. 董監選舉(三年一次)
7. 股東會臨時動議
8. 散會
   
   

股東會籌備時程？該如何籌備?

依照期程來看可分成以下三階段：

第一階段(2~3月) - 董事會前置預備期

1. •在2月10日前會計師將去年財務報表簽核提交董事會，董事會送交監察人(監察人可找會計師再次查核，費用由公司支出)，董事會同時開始籌備股東會。

2. •決定股東會開會時間、地點、議程(報告事項、討論事項)、進行股東會訊息公告。

3. •依據股東名冊，寄發開會通知書

小提醒：注意停止過戶日前、後的股東名冊，於停止過戶日前買進或持有公司股票，才具有參加股東會資格，需要盡早完成過戶登錄以免發生臨時狀況。

第二階段(3~5月) - 密集籌備期

•聯繫股東，並協助股東進行股東會委託書整理，若股東無法親自出席，依據公司法177條，股東得於股東會前出具委託書，但以委託一人為限，於規定時間內送達公司。

•準備會議參考資料、股東會紀念品

•準備發言條、表決票、選舉票、議事手冊年報和股東大會禮物

小提醒：因每位股東股份不一樣，表決票/選舉票要事先整理好並計算正確，否則股東會當日會出現計票錯誤問題。

Stocktime雲端股務管理系統「股東會功能」讓您事半功倍，包含：

• 股東會主檔作業：股東會會議條件設定、股東會召開排程表、快速建立股東清冊

• 電子開會通知書及電子委託：減少印刷、寄送成本，省時省錢又環保

• 委託登錄作業：委託書登錄、檢核作業、集中管理委託參加股東會事宜

• 股權試算作業：選舉案持股權數與當選權數試算，加速股東會流程

• 會場報到作業：出席股東報到統計


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第三階段(6月~會議前) - 股東會預演

依照股東會議程，從報到、致詞、年度營運報告到股東會提案，完整流程演練，特別是當日計票一定要確保無誤！

股東會的重要時程安排如下：

透過StockTime雲端股務管理系統，只要輸入股東會日期，就可為您排出股東會行事曆，不用自己計算，照表籌備不出錯，精準、快速、安全又方便！



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