股務管理專家參加111年上市公司視訊股東會後分享-未公開發行公司視訊股東會可以怎麼做?

StockTime 資深企業股務管理專家

王耀仟 副總經理

　　2019年12月至今，新型冠狀肺炎在各方面影響著我們；三年來，每當股東會季來臨，「股東會該怎麼召開？」已經變成我與客戶、同事、朋友討論的主要內容，而「視訊召開股東會」更是重點議題，以台灣目前的技術資源和網路環境，視訊開會完全不是難事，但「股東會」對一家公司極為重要且影響深遠，視訊股東會在許多方面皆要有詳細規劃，才能確保會議結果與數據都正確，這是股務人員一定要注意的。

　　去年疫情期間，有上市公司召開了線上股東會，但畢竟家數不多且時間不長，參與視訊股東會人數非常少，今年(2022年)在主管機關與各單位通力合作下，無論是在法令、實務方面都有充份準備與進步，我於4月26日也實際參與力積電公司的視訊股東會，思索著如果是未公開發行公司要召開視訊股東會，有哪些重點要注意，從中汲取一些經驗在此整理分析，以下幾個部份跟各位交流：

•視訊股東會會前如何準備?如何通知股東?

要召開視訊股東會，發行公司要注意以下幾點：

1. 公司章程需明訂股東會開會時，以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式進行。

2. 開會通知書中寫明，本次股東會採用視訊方式召開。

3. 開會通知書中增加視訊股東會相關說明事項，其內容請參考：公開資訊觀測站-->基本資料-->電子書-->年報及股東會相關資料-->公司代號6770,年度111-->查詢

        因力積電為上市公司，根據公開發行股票公司股務處理準則第44-9條，視訊股東會必須由股務代理機構或集保公司辦理，故力積電採用的是集保公司的股東E票通平台。

　　未公開發行公司雖然是自行規劃視訊股東會，其開會通知書內容也要注意上述三個重點，除此之外，還要有與股東專門聯繫的管道，這很重要，畢竟以新的方式召開股東會，一定會遇到不少問題，在上市公司的流程中，要參加訊視股東會的股東，必須在開會二日之前先完成註冊，才能在股東會當日做報到，這是一個簡化報到作業的重要設計，很值得參考。

•視訊股東會該如何規劃報到?

　　股東會當天的報到作業相當重要，是統計出席率與控制與會成員的關鍵，萬一出席率不足或統計錯誤，很可能會讓整場股東會無效。

　　「核實出席者身份」與「迅速完成報到」是報到處的重點工作，在力積電公司的視訊股東會中，核實身分是採用憑證(例如:自然人憑證與工商憑證...)，通過憑證與股東資料的查驗，能立即有效的辨認出股東身分，並將登記註冊與報到採取分段作業，股東必須在開會前二十多天內，先到平台註冊要參加視訊股東會，股東會當天才能在視訊平台報到，如此能事先掌握開會當天參加股東名單資料，讓視訊報到的資料量大幅的精簡，效率大大提升。

     同樣的目標，在未公開發行公司要使用自然人憑證的難度不小，所以必須自己建立一套認證方法，例如請股東親自來電約定一組密碼或者用OTP簡訊即時認證...等；另外，雖然StockTime也有股東人數上萬的客戶，但一般未公開發行公司股東人數通常不會太多，系統效能不會有太多影響，因此報到作業是否要採先註冊再報到，各公司可自行決定。

•由上市/櫃視訊股東會的經驗，解析視訊方式的選擇標準

在視訊平台的選擇上，力積電公司採用YouTube串流直播方式進行，此方式有幾個好處：

1. 在YouTube平台看影片已經是很多人的習慣，操作易上手，股東接受度高。

2. 以公司方來說，使用YouTube可以不受流量限制讓所有股東看到，無需擔心因人數限制增加額外費用。

3. 無論桌機或筆電只要有瀏覽器就能使用YouTube，在IOS或Android系統的手機中也是基本APP，股東不必再額外安裝軟體，對公司與股東雙方都是有效率的方法。

        大多數人認為，視訊股東會就如同視訊會議，透過網路把人員集結在一起交談討論，但事實上，視訊股東會必須比視訊會議更加嚴謹，也因為嚴謹可能衍生出許多想不到的問題，例如：與會人員的軟硬體運用差異、人數可能不好掌控、與會人員各自的網路速度，是否有環境音干擾…等，這些都可能會讓整個股東會召開問題不斷，所以除了考慮上述三點外，還有很多因素要加入評估，我在協助客戶選擇視訊平台的過程中也體會到，在會議成果與完美互動中必須做一些取捨。

•視訊股東會中議案討論與選舉表決該如何執行?

　　「發言」與「投票」是股東會中，與股東互動的重要時刻。

　　在實體股東會，股東發言會在發言條中填寫要在那一個議程中發言，會議進行到該議程時主席會指定股東發言；選舉和表決作業時，股務人員會事先準備好表決/選舉票並發給股東，於表決或選舉議程時投票，待股東投票結束後，再一張張取出統計。

        但在視訊股東會，該如何做到發言與投票呢？以力積電公司為例，其提供的平台除了上述的註冊、報到外，股東僅能在文字聊天室以打字方式發言，無法使用麥克風說話，這樣可避免股東環境音干擾視訊股東會，也可以讓刻意鬧場或不遵守議事規則的股東無用武之地，但從另一個角度看，如果公司方刻意操作，也可能有股東意見被消除的疑慮；在投票的功能部分，其使用介面是相當清楚的，所有承認事項、討論事項內容都詳細寫明，並且在每一個議案後面，讓股東自行勾選贊成或反對，結束後再讓股東確認，且在主席宣布停止投票前，股東可隨時重新投票。

　　其實，開發一個讓股東可以打字、投票的平台並不難，真正要注意的是如何證明股東身分、數據與資料安全、第三方認證…等，例如:不直接以股東戶號或戶名辨識(因為資料可能被他人探知)，提供每位股東一個獨立代碼，股東會相關記錄中以代碼標識，且當需要第三方查核時，有對照表供雙方確認，這些在視訊股東會最初規劃以及交給股東的開會通知書中，都要經過考慮並做足準備。

最後做個整理，今年視訊股東應該算是正式上線的第一年，以力積電公司目前所提供的功能使用後心得如下：

1. 系統提供的功能訊息明確、使用者介面清楚、系統穩定，我這次沒有用手機登入視訊股東會，日後有機會也想以手機或其他裝置登入平台，以及非公開徵求委託方式，評估整體的操作與規劃。

2. 目前普及率可能不高，因為要用到憑證檢核，且視訊股東會相關作業註冊、登入、發言、投票、下載文件等功能也不少，以目前大部份投資人的電腦使用技能和對股東會的理解，可能有些人會有障礙，需要一些指導練習與適應，這些都需發行公司與主管機關日後推動助力。

3. 董/監事代表股東，對公司決策、經營相關的事情有著非常重要的關係，所以確保股東會中的董/監選舉的正確性及過程合法性是非常重要的工作，以目前市面上的視訊平台仍存在風險疑慮，所以視訊股東會中的董/監選舉目前仍有相關法令限制，有待日後改善；另外，在資料認證部分集保公司開發的平台是值得信任的，但如何增加與股東之間的資訊交流，讓整個股東會議事結果更公平公開透明，也是令人期待的方向。

        身為股務人員所有的規劃、籌備、執行都是為了能夠舉辦一個迅速、簡單、無爭議的股東會，以目前技術資源、網路環境，再加上電子開會通知書與線上委託，是能為企業節省不少支出及提升效率，但這不僅僅是新的資訊系統開發，同時要有相關的法令修正及公司、股東、主管機關對股東會召開觀念更新，也期待各方的股務先進為打造更開放透明公平的股東會一起努力。
       若各位對於視訊股東會籌備有任何問題，歡迎填寫表單或加入LINE＠一對一帳號諮詢。