做好股東及股權管理並符合法令規範 股務系統化管理的必要

「股務管理看似繁雜，其實是有季節性的，多年的股務實務經驗，我歸納出股務人員的三大重點工作，第一是每年要在六月底前召開的股東會，第二是股東和股權的整理，股東身份資料的清楚，股權取得和異動資料的完整，除了是對股東的負責，也是為了第三申報主管機關的資料做準備。了解股務管理作業的特性，新手變老手，老手變專家。」StockTime 資深顧問王耀仟表示。

為什麼要做股務管理？

股務管理之核心概念為「詳實記錄及整理股東個資，並透過股票確實紀錄股東股權的變動；將公司營運和管理的權利與義務，根據股權做公平及合法的處理。」

雖然股務和企業業績的增長沒有直接的關係，但股務和公司的營運資金來源- 股東有直接的關係，掌握並打造良好的投資人關係，是每間合資公司必修的課題，一間公司從成立、募資到上市，其中股東及股權管理是經常被忽略的議題，但是魔鬼藏在細節裡，股務跟財務會計一樣重要，除非一人獨資公司，每間合資公司一成立就應該確實做好股務管理，以掌握股權規劃。

股務自辦？股務代理？該如何選擇？

一般來說，股務代理機構服務的是很多家公司，而股務自辦是專心處理我們自己這一家公司；從這個角度來看，效率就差很多，不能否認如果企業有股務代理來協助股務管理會有很多專業上的協助，但是原則上如果對於股權的架構或是對股權的管理、規劃要有一定的掌握，其實股務自辦的好處及效率來講會優於股務代理。

有些選擇股務自辦的公司會採用Excel檔來記錄，其實用Excel檔能夠記錄的資料是很有限的，因為股權的紀錄不僅包含股東在股數上的買進或賣出，以及股東的個資，還包含股東是用什麼樣的方式取得的股票，要詳實記錄這些資料時，就必須要有一個專門的系統來處理股東的事務，而不只是用紙上作業或是簡單的excel檔。另外，股務還涉及到法律層次跟稅務層次，要注意到面向比較廣，甚至有主管機關罰責的問題，譬如說大股東他要做進出買賣的時候，必須要事前跟證券交易管理機關申報，否則會違反證交法，如果股務人員沒有這樣的敏感度，或是沒有股務系統協助提醒，對企業的經營徒增困擾。

股務自辦最好的方式就是有一套很專業的股務系統，或是有一個專門的人員配置，其實就可以把整個股權架構做得非常完整，對於公司來講，不管人員是怎麼樣的流動或是股東的來往怎麼變動，股務的歷史架構或是未來架構，其實都在掌握中，基於這樣的精神，我們覺得股務自辦有非常主動性高的好處。

股務系統的必要

由人來定義事情，標準會因人而異，但是股務系統是根據法律條文去定義事情，可以達到標準化的作業流程。不管股務或財務人員如何輪調，根本不用擔心資料的定義會被混淆的。再加上系統可以做到大量儲存、快速運算，對於歷史資料的儲存是最有幫助的，而且是結構性的儲存資料及產出報表。系統也可以簡化並優化實務作業，例如：股東會的籌備、召開等一連串作業，只要輸入股東會召開日期，系統就會提醒該做的事情。

股務系統如何操作
Stocktime 企業雲端股務管理系統 完全承襲了圓祐資訊股務軟體的六大模組，從日常作業管理股東資料正確、股權資料正確，一直到報表作業的處理，包括給企業內部主管看的報表、給主管機關看的報表；再加上每年特殊的時間點特定的作業，例如：股東會、除息除權以及稅務的申報等，藉由多年的實務經驗，協助股務人員解決三大重點工作。Stocktime 企業雲端股務管理系統重點功能如下：

• 日常作業
  
  • 股東基本資料作業
  • 股東過戶
  • 股票換發
  • 股票掛失
  • 股票領取
  • 股票內控
• 股東會作業
  • 股東會選舉表決
• 除權作業
  • 質權
  • 減資
• 除息作業
• 報表作業
  • 申報作業

除了股務系統，StockTime 還提供什麼？

股東會、股務稅務申報等這種一年一次的業務，是股務管理工作的特性，這也是股務工作不容易熟練細節的原因，系統可以幫忙產生稅務資料，但是如何申報，系統無法協助，這就是股務人員的know how，可藉由StockTime 每年的實體/線上課程了解作業流程及掌握最新股務法令。

股東的問題就是人的問題，有時會有點複雜，法令規範不一定這麼清楚，例如：年長的股東，在做股權的移轉時，就要考慮受讓人的身份，稅務的規劃，如何辦理對股東最好；此時就需要有經驗的專家顧問給予實務操作的建議，圓祐的資深顧問就能在此時助您一臂之力。