2020不得不知的股務重點!
股務是什麼?股務處理準則又是什麼?為什麼要做股務管理?處理股務需要注意什麼事情?什麼樣的公司需要編制股務人員?要選擇股務自辦還是股務代理?若是股務自辦,資深股務人員因為比較了解公司股務資料架構,導致工作無法取代,一旦離職或退休,會使得工作交接困難,有沒有其他的方式可以解決這個問題呢?以上這些問題皆為公司老闆與股務人員處理股務時,可以思考的面相;圓祐資訊超過二十年股務經驗的資深股務專家來為你一一解答,同時也為您採訪企業資深股務人,企業為何選擇股務自辦。
股務是什麼?
股務的定義
根據金管會訂定之「公開發行股票公司股務處理準則」第 2 條的定義包含以下事務:
- 辦理股東之開戶、股東基本資料變更等事務。
- 辦理股票之過戶、質權設定、質權解除、掛失、掛失撤銷等之異動登記, 以及股票之合併與分割作業。
- 辦理召開股東會之事項。
- 辦理現金股利與股票股利之發放事務。
- 辦理現金增資股票之事務。
- 處理有關股票委外印製事項。
- 處理股東查詢或政府機關規定之相關股務事項。
- 其他經金融監督管理委員會(以下簡稱本會)核准之股務事項。
以上為金管會訂定之處理準則。
股務組成元素
根據金管會訂定之處理準則,可以將股務管理之處理事項拆解出六項元素,如下:
- 股東
- 股票
- 股東會
- 股利
- 政府機關
- 金管會
股務工作皆是由這六項元素發展而成。
以股東為例,股務須處理的即為協助股東辦理開戶、基本資料變更等事務。
以股利為例,股務須處理的即為協助發放現金股利與股票股利等相關事務。
因此,當要判斷一件事情是否屬於股務範疇之時,可以先依照這六個元素判斷,若是工作項目包含到這六個元素,即有很大的機會屬於股務範疇,那就得好好了解該如何辦理。
股務的核心概念
根據上述定義及元素組成,股務之核心概念為「確實詳盡整理股東個資,並透過股票紀錄股東股權的變動,將公司營運和管理的權利與義務,根據股權做合法公平的處理等相關事項。」
根據此核心,以下拆解成三個面向,提供各面向的重點整理。
股務管理需要知道的重點
法律面
在法律面中,處理股務最重要的即是法令不斷變更,因此需要時時查詢法律相關等網站如,全國法規資料庫、即時公司法解釋、最新證券法令函釋、證券暨期貨法令判解查詢、經濟部商工行政法規。股務人員需時時確認法令是否更改,並隨著法令處理股務等相關事項。
公司面
在公司面中,處理股務最重要的即是舉辦股東會,舉辦股東會需要熟悉整個股東清冊。另外,召集股東們參與股東會最為痛苦,要配合股東們的時間,若人數太少也無法辦成。最後,對股務人員來說,投票選舉屬於最麻煩的部分,在投票前需要了解股東們之間的關係,在投票中時需要忙於發送投票單,在投票後需要整理即時的總票數,協助老闆知道投票的結論為何。
財務面
在財務面中,處理股務最重要的即是確認股東資料無誤。股東資料時時改變,像是換地址、股東過世、贈與股票等等,都會改變資料,因此股務人員需要時時確認資料是否正確無誤,若資料有誤,即無法公平有效地處理公司營運和管理之權利與義務。
了解股務的重點後,股務又該如何開始做?自辦與代辦的差別又在何處?
股務管理該如何開始?
自辦、代辦有何差異
- 依據工作人力而言,自辦與代辦的差別在於處理股務之工作人員屬於哪家公司。
- 依據資料面而言,自辦與代辦的差別在於資料是否儲存於自家系統內,以及是否能直接從自家系統取得資料。
上述聽起來就像是字面上的意義,但更往深入一層思考,其中包含很多面向,我們就人力、市場、成本、資料等面向來探討。
人力面
- 如果是股務自辦,公司需要花時間與金錢培養自家股務人才。但股務代理公司本身有一定的專業度,可以降低人才養成的成本。
- 如果用Excel進行股務自辦管理,每個股務人員做的 Excel 表格架構都不同,工作交接上都會產生溝通成本。除此之外,若有新進的股務人員,得重新學習此公司之股務架構,也要重新熟悉此公司之歷史資料,導致新的股務人員難以解決股務問題。另外,也延伸新的問題使得資深股務人員難以離開公司股務職位,因為只有他知道所有的資訊。
市場面
- 股務自辦若專業度不足,容易出錯。股務代理公司則站在第三方的角度,協助處理股務,提供專業的諮詢與幫助。
成本面
- 股務代理公司較為麻煩,無法好好估算每年度的股務成本,因股務代理之計價方式為三種。
依照公司規模計算股務代理之費用,規模越大費用越高。
依照專案類型計價費用,舉例來說,今年若要辦三場股東會,則這三場為分開計價。
依照單次報表費用計價,若是公司股務交給代理公司,公司臨時需要報表,則會單次計價。
因此,每年會做的專案以及看報表的次數不盡相同,也不好估算股務成本。另外,這背後的隱藏問題是溝通成本,因股務資料不在自家公司,會導致公司與股東之間的問題需要與股務代理公司來回溝通,這也會是一大困擾。
資料面
- 自辦股務會將股務資料管理在自己的系統內,不會讓資料外傳,但股務代理則是將資料保存在第三方公司,從資料安全的面向來看,在資料處理、資料傳輸、資料儲存都會有不夠嚴謹之疑慮。
- 因股務資料不在自家公司內,資料更新與查詢不夠即時,使得股務人員不容易與股東互動,就無法清楚掌握股權。
以上為各位企業主們就能輕鬆比較股務代理與自辦股務的差別,對企業主來說,代辦並不是最為方便的選擇,那要選擇自辦股務的話,會遇上哪些問題?以下將整理出自辦股務會遇到最大的問題。
自辦股務遇到最大的問題是?
- 股東會
如同公司面的重點,股務處理其中最大的問題即是舉辦股東大會。從籌辦前需要確認每位股東的資料是否正確外,開始籌備後還要找場地、安排時間等等繁雜事項,最後敲定後還不一定舉辦成功,因為最後可能因人數不夠而改變日期,一切就得再次重來。
- 資料遺失
若是股東資料遺失,因股東人數過多,或是股東資料太過繁雜而沒有即時發現。或是發現後無法聯絡到股東,導致資料一直無法補充完整,這也會造成股務人員感到莫大的困擾。
- 資料更改
股務人員平時工作量繁重,要時時關注法令是否更改,也要時時面對股東更改資料的狀況。若一天有十位股東更改資料,股票、股權等等的資料處理都需要再次調整,也會大大增加股務人員的工作量。
- 資料架構不一
每個人做的股務資料架構不同,如果用 Excel 架構資料,那每個股務人員在交接時,都需要時間溝通。如果資料架構不統一,那在未來交易資料越來越複雜時,要回顧過去不同年份的歷史資料就會變得困難。
- 稅務申報
股東投資公司,就是為了獲利,而投資獲利相對產生稅務資料的申報,國稅局的申報格式和申報軟體,經常會更新,在申報期之前如何收集最新的申報檔規格,快速學習申報軟體的操作,讓申報作業順利。
依據上述的內容,自辦股務似乎非常困難,但其實這些問題都是可以透過特定的方式與技巧成功克服,以下將分享一段業主案例,讓企業主與股務人員知道其他業主是如何自辦股務、成功自辦股務的業主是怎麼看待股務代理與自辦股務,以及圓祐資訊在其中扮演什麼樣的角色。股務
自辦成功案例 -企業資深股務人訪談
「股務跟財務會計一樣重要,除了一人獨資公司,每間公司一成立就要確實做到股務管理。」,超過二十年股務經驗的資深股務人員表示。
股務自辦對企業的好處?
- 股務管理與公司的經營權及股東權益有關,股務管理如同財務會計一樣重要,公司一成立就要確實管理;對於想要掌握股權規劃的公司來說,非常建議採股務自辦。
- 股務委託股代管理最大的問題就是股東資料更新不即時,股務作業不同於其他的行政作業,企業如果無法清楚掌握股務資料,不容易與股東互動,就無法清楚掌握股權。
為何企業需要股務系統而不是用excel?
- 股務資料除了統計股東的財產外,股東透過甚麼管道成為股東,是贈與、繼承或一般買賣等,都要詳實記錄清楚,以備主管機關查詢。
- 股東歷史資料如何完整保存,這是excel軟體無法做到的。一般來說,股東只要超過10人(我服務的公司股東超過1000人)或有外人,就建議使用股務系統,股務系統可以幫助股務作業標準化。
圓祐資訊的服務對自辦股務帶來的幫助?
圓祐資訊的服務對股務自辦的公司很重要,可以補足我們股務人員最薄弱的地方,補足我們專業能力的不足。
系統面
- 一般財會系統不是非常好用,但是圓祐的股務系統非常的好用,主要原因是開發人員懂得股務,領先的軟實力,將法務及稅務實現在系統裡,所以可以開發出一套符合需求的軟體系統,而且是與時俱進的系統,法條變更系統就變更,速度非常快。
- 在沒有股代輔助下,圓祐的股務管理系統協助我們辦理股東會,特別是自動配票(對我們來說是防呆機制)、股東會報到等以及年度國稅局申報系統遠端就更新軟體。股利的扣繳憑單比較特別,稅款結算無法使用公司既有的會計軟體,因此股務申報系統獨立於財會系統反而可以減化loading,這套股務管理系統對於一般公開發行的公司就非常夠用了。
顧問面
- 圓祐的資深顧問也是圓祐提供股務管理解決方案最重要的一環,資深顧問對於股務的邏輯與運作程序有一定的經驗,遇到股務上有爭議的事情,請教顧問就可以迎刃而解。
圓祐資訊資深顧問王耀仟也舉實例分享股務的實務經驗,企業主詢問:「兒子跟爸爸買股票,股票售價該如何定價」。王耀仟則根據過往經驗提出了該如何解決這個問題的流程,「根據國稅局的定義,兒子跟爸爸買股票屬於贈與,所以要先準備好現金流,讓贈與稅可以改變成證交稅,替業主降低成本。解決了稅收的問題後,才能討論股票之定價該如何決定。」
總結
自辦股務很麻煩,每年都法令時時更改,召募新血時又要重新設計交接訓練課程,又或是每個人做的資料架構不同,導致溝通成本提高。但,股務代理有價格高昂、不好估算、有資料安全的疑慮、溝通困難等問題,StockTime 即是替股務自辦的公司,尋找另外的解方,StockTime 提供股務系統、資深顧問、教育訓練等全方位的股務管理解決方案,協助公司找到另一條效益較高的道路。