【公司法即將修正 未來股東會將可視訊召開】企業召開視訊股東會有哪些注意事項?

在今年5月中旬，國內新冠疫情進入三級警戒，適逢每年股東會旺季，但因公司法限制，公開發行公司不能透過視訊召開股東會問題浮上檯面。為進一步解套，經濟部於8月30日預告《公司法》即將修法，未來無論是非公發公司、閉鎖公司，甚至是公發公司，只要符合相關條件與規定，就可舉行視訊股東會。

此次修法重點為，第一，拿掉「章程規定可以視訊開股東會」，因這次疫情有非公發公司想召開視訊股東會，但在原本公司章程裡面沒有規定、導致有些公司想開也沒辦法開，修法後未來不必有章程規定，也可以召開視訊股東會。第二，未來公發公司只要符合一定條件、作業程序以及相關應遵循規定時，就可以依金管會的相關規定來辦理召開視訊股東會。

 

未來企業召開視訊股東會有哪些注意事項？資深股務專家圓祐資訊副總王耀仟表示，「股東會的重點為發言、表決、選舉，股東能與主席台做到真正的互動才是股東會最重要的環節。｣，以下是我們整理企業召開視訊股東會的注意事項；圓祐資訊正在規劃「StockTime股東e平台｣系統，透過「StockTime股東e平台｣讓企業股務人員更便於召開視訊股東會。

一、取得股東同意採用電子化通知

當公司決定股東會以視訊方式召開，開會通知、議事手冊，到會後的議事錄以及未來的股利發放通知等股務通知，皆必要配套為e化通知；根據公司法172條內容指出，通知應載明召集事由；其通知經相對人同意者，得以電子方式為之。所以，第一步就是取得股東同意採用電子化通知。詳細作業步驟，請見影片，StockTime股東同意採用電子化通知操作說明。

二、寄發股東會電子開會通知書

透過StockTime企業雲端股務系統股東會作業功能，只要輸入相關資料，即可產生並寄發電子開會通知書，內容比照傳統紙本開會通知書的格式，會議地點請改為會議平台連結並說明登入所需的訊息即可。

三、會議前提供議事手冊

股務人員在會議前上傳議事手冊到股東e平台，並通知股東查詢，讓股東在會議前了解會議議程與進行流程。

四、視訊設備與網路連線

備足視訊設備，如電腦、視訊鏡頭與麥克風等以及穩定的網路連線，選擇合適的會議平台，如teams、google meet、zoom等；教育訓練主席、發言人、股務工作人員及股東如何使用視訊會議平台，事先演練促進會議流程進行並安排會議平台場控人員，妥善安排股東會參與者發言，以確保會議品質進行順暢。

五、股東會報到、表決、選舉平台
透過StockTime股東e平台即可進行報到、表決、選舉等作業，首先股東需完成身分認證，才可進行報到、表決、選舉等作業。

報到：通過股東身分認證，才可登入參與會議。

委託：股東會以視訊會議方式召開，全體股東應該都可連結會議平台出席，但是股東會的委託機制還是存在，股東可於五天前透過完成電子委託，兩天前可撤銷委託；未撤銷委託者仍可登入會議平台參與會議，但表決選舉必須由委託人執行。

電子投票：表決案及選舉案採電子投票，投票前亦須再次進行身分認證，以確保投票者為股東，並設計覆核機制，同步將報到及投票結果發給監票人。

六、發送議事錄

透過StockTime股東e平台公告並發送議事錄，根據公司法183條，1.股東會之議決事項，應作成議事錄，由主席簽名或蓋章，並於會後二十日內，將議事錄分發各股東。2.前項議事錄之製作及分發，得以電子方式為之。3.第一項議事錄之分發，公開發行股票之公司，得以公告方式為之。

StockTime為協助企業做好股務自辦管理，繼為企業股務人員打造「StockTime企業雲端股務管理系統｣後，正積極規劃「StockTime股東e平台｣系統，讓企業、股東、股務人員三方資訊同步，提供正確、即時、安全的股務E化整合式服務，真正做到企業與股東互動零距離；如果有興趣多了解的客戶也歡迎與我們聯絡。